As clínicas médicas e consultórios são empresas que prestam serviços, têm contas a pagar e a receber, folha de pagamento, emissão de notas fiscais, entre outras rotinas comuns às organizações. Outra rotina comum é o faturamento de convênios, uma atividade que já demandou muito tempo dos profissionais que atuam na área da saúde, mas que com o auxílio da tecnologia a atividade foi automatizada e simplificada. Neste post você vai entender mais sobre o processo de faturamento eletrônico.
A Agência Nacional de Saúde Suplementar – ANS determina que o compartilhamento de informações relacionadas à saúde sigam o padrão TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar). Além de padronizar as ações administrativas, também é um meio de o órgão avaliar e acompanhar a atividade econômica, financeira e assistencial das operadoras de planos de saúde privados. Os prestadores de serviço que não seguem o formato TISS perdem o direito contestar glosas e visualizar suas justificativas. No entanto, o faturamento eletrônico reduz significativamente o índice de glosas.
Os gestores de clínicas médicas estão acostumados as inúmeras determinações existentes para o faturamento de convênios. Isso, porque além da padronização prevista pela ANS é comum que cada operadora de saúde também tenha suas próprias regras. Algumas possuem uma plataforma própria que deve ser usada pelas clínicas para todos os processos, desde a autorização dos serviços que serão prestados até a sua cobrança. Outras aceitam o faturamento eletrônico, que elimina o retrabalho e simplifica significativamente os processos.
Como funciona o faturamento eletrônico
A implantação de um software médico aperfeiçoa as atividades da clínica desde a recepção até o faturamento. Um dos grandes diferenciais é o banco de dados unificado, que evita o retrabalho, minimiza os erros e torna os processos mais ágeis. A cada consulta ou procedimento realizado a equipe de recepção alimenta o sistema com informações que serão usadas por todos os setores, até a conclusão do processo. Diferente do que muitos pensam, o atendimento não termina quando os serviços do médico são concluídos, mas sim quando o repasse do pagamento é feito pelo convênio. O faturamento eletrônico interliga toda essa rotina, tornado o dia a dia da clínica mais ágil e simples.
Sempre que chegar a data do faturamento de convênios, basta que o faturista gere o arquivo em XML para entregar à operadora via padrão TISS. Como o sistema é parametrizado seguindo a tabela dos convênios, não é preciso fazer nenhuma conferência manual. As informações são capturadas automaticamente do banco de dados, com isso os erros e ocorrências de glosa reduzem significativamente. Isso, porque a configuração do sistema impede que campos essenciais fiquem em branco ou sejam preenchidos incorretamente. Essa é uma das grandes vantagens do faturamento eletrônico.
Os melhores softwares médicos enviam o faturamento eletrônico e também fazem a leitura do arquivo de retorno. É o caso do Sisclínica, que foi desenvolvido para receber a devolutiva das operadoras de saúde e identificar, de forma automática, o que foi pago e o que foi glosado. Ou seja, novamente o faturista não terá que fazer a conferência manual, basta cruzar o arquivo que foi enviado com o arquivo do retorno. Com o faturamento eletrônico via Sisclínica a baixa gira em torno de 99%, ou seja, quase 100% do que é cobrado das operadoras de saúde, é pago.
O papel estratégico do faturista
Com tantas facilidades oferecidas pela tecnologia é natural que os faturistas fiquem um pouco temerosos com o faturamento eletrônico. Alguns profissionais temem a perda do emprego e, por conta disso, são um pouco resistentes à informatização dos processos. Porém, a proposta do software médico é potencializar a produtividade da equipe e alavancar os resultados da clínica.
Então, qual é o papel do faturista nesse novo contexto? Os profissionais deixam de executar uma função extremamente extenuante e sujeita a muitos erros, para exercer atividades mais estratégias. Quando a clínica implanta o faturamento eletrônico, os profissionais que atuam nessa área podem assumir uma postura mais proativa junto aos convênios de saúde. O fato de interagir mais, questionar e cobrar respostas, também faz com que a operadora de saúde perceba que a clínica é organizada e tem controle sobre todas as suas atividades.
Com o faturamento eletrônico, os faturistas não precisam mais passar dias conferindo arquivos manualmente. Isso os libera para realizar diversas atividades que não podem ser automatizadas, como a análise das tabelas de valores e até o credenciamento de novos convênios. Em resumo, os colaboradores da clínica que atuam no faturamento não serão substituídos por máquinas, afinal, eles detêm o conhecimento sobre a atividade e podem usar a tecnologia como aliada para elevar a clínica a um novo patamar.
5 problemas que você pode resolver com o faturamento eletrônico
1) Digitação de dados – Quando a clínica não faz o faturamento eletrônico, é preciso digitar todos os dados que foram capturados de forma manual para a realização dos procedimentos. Ou seja, se a clínica prestou 10 mil atendimentos no mês, terá que digitar os dados de todas essas guias para enviar à operadora e quando receber o retorno terá que fazer a conferência dos dados um a um.
2) Alto índice de glosas – Mesmo quando a clínica não tem um software especializado em faturamento eletrônico, é preciso fazer a digitação dos dados para enviar aos convênios. Esse controle costuma ser feito em ferramentas genéricas, como os editores de planilhas. Por ser uma atividade exaustiva e com muita repetição, é natural que ocorram erros de digitação, isso impacta diretamente nas glosas.
3) Conferência do retorno – Para simplificar a rotina de trabalho, algumas clínicas deixam de lado a conferência do retorno e tomam como certo o valor recebido das operadoras de saúde. É como se a clínica trabalhasse com uma média: o recebimento por x atendimentos gira em torno de x reais e o valor repassado pelos convênios deve estar dentro dessa margem. Com essa atitude a clínica pode perder muito dinheiro, o que não acontece quando a organização usa o faturamento eletrônico.
4) Falta de controle – Certamente você já ouviu falar que “para quem não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”. O mesmo acontece com quem não tem controle sobre o faturamento da clínica, sem fazer a conferência dos retornos e glosas, não tem como identificar os erros e gargalos para corrigí-los. Para alavancar os resultados é fundamental que a clínica resolva esse problema e para isso o faturamento eletrônico é uma solução eficiente.
5) Queda na produtividade – Outro problema do faturamento manual é a baixa produtividade. Como os profissionais passam dias fazendo conferências que poderiam levar minutos, não têm tempo para outras atividades. Sem falar que o controle manual tem uma recorrência maior de erros. Quem atua na gestão de clínicas médicas e consultórios deve mensurar o tempo para a execução do faturamento a fim de ter clareza da demanda gerada pela atividade.
A importância da análise de dados
O faturamento eletrônico permite ao gestor ter total controle sobre o desempenho da clínica: serviços e procedimentos prestados, glosas, repasses das operadoras de planos de saúde, etc. Com o uso dessa solução é possível gerar relatórios automáticos para acompanhar o faturamento de determinado período, faturamento a receber e recebidos, sendo que os dados podem ser segmentados por convênio, por serviço prestado, por médico, entre outros.
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