Aumentando a produtividade em Clínicas

Para aumentar a produtividade em clínicas médica, e ter um empreendimento otimizado e produtivo, alguns esforços e comportamentos dos gestores fazem toda a diferença. E não podemos começar a falar de produtividade sem antes destacar o papel dele na manutenção de um bom ambiente para toda a equipe:

• Mantendo uma relação agradável para evitar problemas de relacionamento que prejudicam a produtividade das pessoas. Pensar em maneiras de melhorar o relacionamento entre a equipe, valorizando cada membro, tanto nos aspectos profissionais como nos pessoais é fundamental para a produtividade da equipe;
• Valorizando cada integrante da equipe: uma equipe motivada, naturalmente se sentirá valorizada. A criação de um ambiente em que as pessoas se sintam valorizadas no trabalho é um dos pilares da produtividade. Valorizar as habilidades individuais de cada um e fazer com que se sintam respeitados no ambiente profissional é um caminho inteligente para o gestor;
• Fornecendo feedback sempre: o bom trabalho deve ser valorizado e divulgado à toda equipe, o feedback negativo deve ser dado de forma individual. Sempre;
• Treinando constantemente a equipe: deve ser uma obsessão do gestor da clínica. Preparar os funcionários para garantir uma ótima primeira impressão e para lidar com diferentes cenários e pessoas. Como isso não se aprende da noite para o dia e nem pode ser assimilado apenas pela experiência cotidiana, é preciso capacitar a equipe.

Indo além no tema “produtividade na clínica médica“, precisamos tratar de forma objetiva sobre o assunto do momento e que tem mudado nossa forma de levar a vida: que é o tema da transformação digital. Perceba como o mundo está mudando realmente rápido, e as empresas também: a UBER atualmente é a maior empresa de transporte de passageiros do mundo e não possui sequer um veículo em sua frota. E a maior empresa de hospedagens do mundo atualmente, o AIRBNB, não possui sequer um apartamento ou hotel em sua estrutura. Isso comprova como o mundo está mudando, as pessoas estão mudando, as empresas estão mudando, e os seus pacientes também estão mudando, e buscando novas formas de se relacionar com a sua clínica, preferencialmente online e de forma mobile. Afinal, o principal benefício da transformação digital é a economia de tempo que ela proporciona na vida de todos.

A mobilidade veio junto com a transformação digital, e esse caminho cada vez mais se intensificará, queira você ou não. A imagem abaixo representa muito bem isso: foi fotografada no Vaticano, no conclave do Papa em 2005, e mostra milhares de fiéis aguardando a fumaça branca:

CONCLAVE EM 2005:

Agora observe a mesma foto no conclave do Papa em 2013…

CONCLAVE EM 2013:

Isso demonstra definitivamente que a mobilidade terá cada vez mais importância na relação do seu paciente com a sua clínica. E partindo dessa realidade, chegamos a 5 estratégias para melhorar a produtividade na sua clínica:

1) Agenda eletrônica e automatizada

Nesse mundo cada vez mais digital, digitalizado e mobile, nada mais natural do que tornar a agenda da clínica eletrônica e automatizada. Isso otimiza a comunicação entre a clínica médica e seus pacientes. Com ela, o agendamento ou o reagendamento ficam mais fáceis através do envio de lembretes automáticos antes do dia da consulta e com atualização online visível no computador e no celular do médico. Usando todos os seus recursos, a rotina da clínica pode ser definida com clareza e problemas corriqueiros como cancelamentos sem aviso, atrasos e superlotação podem ser evitados, melhorando o desempenho geral da clínica.

• Economia de tempo da equipe: com boa parte dos processos automatizados, fica fácil dar conta de tudo o que é preciso para uma gestão de excelência;
• Controle em tempo real: Novos agendamentos, pacientes confirmados, desmarcações, panorama geral da recepção: veja todo o movimento em tempo real;
• Pacientes fidelizados: Mensagens frequentes ajudam a manter bons relacionamentos, e são os bons relacionamentos que mantém a sua clínica;
• Mais faturamento: Envie lembretes aos seus pacientes e as faltas diminuirão consideravelmente. Mais comparecimentos = mais receitas;

2) Agendamento online de consultas

Representa uma verdadeira revolução no que diz respeito à marcação de consultas, além de representar mais uma opção para o paciente, que fica livre para escolher a forma de marcação que mais lhe agrada. Trocar o velho caderninho por uma ferramenta capaz de realizar atualizações em tempo real e reduzir falhas na marcação, além de descomplicar a vida do paciente trás mais produtividade para a clínica.

• Agendamentos instantâneos: as consultas são marcadas instantaneamente e atualizadas em tempo real, além de poderem ser agendados 24 horas por dia, 7 dias por semana;
• Lembretes de consultas: a agenda online permite o envio de lembretes quando as datas estão próximas, evita as faltas por esquecimento, e estimula o paciente a avisar imprevistos;
• Praticidade no gerenciamento: o agendamento online permite fazer marcações, desmarcações e informar atrasos em poucos cliques, não prejudicando todo o sistema por conta de uma única mudança;

3) Lembrete de consulta por SMS

É a estratégia mais eficiente para aumentar o número de pacientes que agendam e comparecem ao dia do atendimento. A taxa de pacientes que marcam e não aparecem gira entre 5-30% das consultas agendadas. E uma pesquisa nos Estados Unidos mostrou que o SMS é o meio mais efetivo para confirmação de consultas, e muito menos invasivo do que uma ligação telefônica.

• Integração com a agenda: a confirmação de consultas médicas online é feita pelo paciente por SMS e já integrado com o sistema de gestão, atualizando a agenda automaticamente;
• Não precisa de nenhuma pessoa operando o sistema: será efetuado um disparo para todos os pacientes com consultas ou exames agendados. Assim que tiver a resposta por SMS, essa comunicação será imediata com a agenda do sistema de gestão. Caso a consulta ou exame seja cancelado, o horário será desmarcado no mesmo instante e o horário já estará disponível para outro paciente agendar.
• Redução média de 30% na taxa de não comparecimento: mais pacientes, mais receitas.

4)  Sistema para gestão de filas

Essencial para a consolidação de qualidade e avaliação dos serviços de saúde prestados. Evita desconforto aos colaboradores e pacientes, e contribui para a construção de uma boa imagem da clínica, proporcionando um atendimento rápido e de qualidade a seus pacientes.

• Sistema de senhas eletrônicas: para controlar e medir o fluxo de pacientes. Assim, os recepcionistas passam a chamar as pessoas por meio do computador, que está ligado a um sistema de painéis;
• Atendimento humanizado: a segurança do paciente, bem como seu bem-estar, deve ser priorizado sempre. Isso impacta na experiência dele enquanto cliente da clínica e reafirma o compromisso da empresa com a qualidade
• Atendimento de idosos e público preferencial: pessoas idosas, com problemas de locomoção e/ou pouca resistência a saídas do local de acolhimento devem ser tratadas com especial atenção e priorizadas na fila.
• Geração de indicadores: gerenciando filas eletronicamente é possível obter indicadores de quanto tempo cada paciente permanece em média na espera e na consulta, qual o tempo médio das consultas e inclusive se precaver contra eventuais situações legais envolvendo a insatisfação do paciente na espera de sua consulta ou exame;

5) Laudo online

Possui excelente custo-benefício. Na modalidade online, os laudos são totalmente digitalizados e esse sistema pode ser integrado ao software de gestão que a empresa já utiliza, bem como ao prontuário eletrônico da clínica. Dessa maneira, os profissionais podem manter os dados dos clientes muito mais organizados e com maior agilidade na entrega.

• Redução de deslocamentos: de acordo com o IBGE, mais da metade dos brasileiros precisam fazer exames em outras cidades. Isso ocorre devido às condições precárias de assistência de saúde em alguns municípios, além da falta de especialistas. Evite fazer com que o paciente retorne à clínica somente para pegar seu exame;
• Excelente estratégia de marketing: garantir este diferencial ao paciente é condição para aumentar a qualidade dos serviços de saúde prestados e com isso atrair mais pacientes;
• Rapidez na entrega dos resultados: em dias corridos como os de hoje, praticamente ninguém gosta de perder tempo, e você já deve ter experimentado isso na sua clínica, não é verdade?
• Redução dos custos não dá para falar dos benefícios do laudo online para sua clínica sem falar da redução nos custos que essa escolha pode trazer para o seu empreendimento. Menos papel, filme, envelope, espaço para armazenamento e todos os outros custos ao manipular papéis são evitados com o laudo online.